特例有限会社における代表取締役の変更手続き

特例有限会社では、代表取締役の選任方法は以下の3通りとなります。

 

1. 定款

 

2. 定款の定めに基づく取締役の互選

 

3. 株主総会の決議

 

なお、代表取締役を取締役の互選によって選任することができるのは、定款にその規定がある場合に限られます。

 

よって、定款に規定がないにもかかわらず、代表取締役を取締役の互選によって選任しても、その旨の登記申請は認められません。

 

なぜなら、取締役の互選による場合には、定款を添付しなければいけないので、定款内にその旨の規定があるかどうかを登記官が把握できるからです。

 

これに対し、代表取締役を株主総会で定めることができるのは、定款にその旨が定められている場合か、代表取締役の選任方法について定款に規定がない場合です。

 

もし、定款に「当会社に代表取締役を1人置き、取締役の互選によって定めるものとする」と規定されている場合には、定款変更の手続きをしない限り、株主総会の決議によって代表取締役を選任することはできません。

 

なお、取締役が2名以上いる場合に、その全員を代表取締役に選任することができるかどうかですが、特例有限会社では複数の取締役がいる場合、各自が代表権を有するのが原則なので、全員を代表取締役にすることはできません。

 

よって、A~Dの4名の取締役が存在し、A~Cの3名が代表取締役として登記されている場合に、Dを代表取締役に選任したときは、Dの代表取締役就任の登記ではなく、A~Cの代表取締役の氏名の登記の抹消をすることになります。

 

次に、代表取締役に選任された場合に、その就任承諾書が必要になるかどうかですが、これについては選任方法によって結論が異なります。

 

これはどういうことかといいますと、定款もしくは株主総会の決議によって選任された代表取締役というのは、取締役の地位と代表取締役の地位が一体のものと考えられているので、取締役の就任を承諾している以上、別途、代表取締役についての就任承諾は不要なわけです。

 

これに対して、定款の規定に基づいて取締役の互選によって選任された代表取締役は、取締役の地位と代表取締役の地位が一体ではないと考えられるので、たとえ取締役として就任を承諾していても、別途、代表取締役の就任についての承諾が必要になるわけです。

 

以上をまとめると、定款もしくは株主総会で選任された場合は就任承諾は不要で、取締役の互選の場合のみ就任承諾が必要ということになります。

 

なお、代表取締役の就任承諾書に押印する印鑑については制限がありませんので、実印でなくとも認印でOKです。

 

これに対して、取締役の就任による変更登記の申請書には、再任された場合を除き、就任承諾書には実印を押印し、印鑑証明書の添付が必要になるので、株主総会議事録で就任承諾を援用する場合は、議事録に実印を押印する必要があります。

 

また、代表取締役の就任登記では、株主総会議事録もしくは取締役の互選書の印鑑につき、印鑑証明書の添付が必要になるのが原則です(ただし、有効期限の制限はありません)。

 

なぜなら、議長と株主総会に出席した取締役に実印と印鑑証明書を要求することで、代表取締役の選任手続きの適法性を維持する必要があるからです。

 

しかし、当該議事録の印鑑と変更前の代表取締役が登記所に提出している印鑑が同じであれば、当該議事録の真正は担保されている評価できるので、印鑑証明書は不要です。

 

なお、株主総会議事録に印鑑証明書を添付しなければいけないのかどうかが問題になるのは、あくまでも代表取締役の就任登記であって、取締役の就任登記では印鑑証明書の添付は問題になりません。

 

定款については、取締役の互選によって代表取締役を選任した場合や、定款で決議要件を緩和している場合は添付する必要があります。

 

その際は、定款(全文)の写しを作成し、その末尾に原本と相違ない旨を記載し、代表取締役が登記所届出印を押す必要があります。

 

ところで、過払い金請求の訴状には、被告である相手業者の代表者である代表取締役の記載を要し、その代表取締役が現に代表権を有していることを証明するために会社の登記事項証明書もしくは代表者事項証明書を添付する必要があります。

 

代表者については変更になっている場合があるので、代表者のチェックは重要です。

 

また、訴訟手続き中に変更になる場合もあり、その場合は、登記事項証明書等を再度、提出し直す必要があります。

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