督促状とは？催促状との違い・書き方・例文・届いた時の対応

取引先への未払い金の請求で角を立てたくない、あるいは自宅に督促状が届き、どう対応すればよいか不安に感じている方もいるかもしれません。

督促状とは何か、催促状との違いや正しい書き方、受け取った際の適切な対応方法を理解することが重要です。

この記事を読むことで、督促状の正しい作成・送付手順を理解して実行できる、あるいは届いた督促状に対して法的リスクを最小限に抑えるための適切な初動を判断できる状態になります。

督促状・催促状・催告書の違いとは？深刻度と送付タイミングを解説

督促状や催促状、催告書は、いずれも支払いが遅れている相手に支払いを促すための書面ですが、その深刻度や法的効力、送付するタイミングが異なります。

これらの種類と催告書との違いを理解することは、現在の状況を正確に把握する上で不可欠です。

一般的に「催促状」「督促状」「催告書」の順で、要求の度合いが強まっていきます。

「催促状」：支払いを優しくお願いする最初の通知

催促状は、支払期日を過ぎても入金が確認できない場合に送る最初の通知です。

支払いをやんわりとお願いする意味合いが強く、相手のうっかり忘れや単純なミスを想定した、柔らかい文面で作成するのが一般的です。

支払い遅延が発生した場合、まず1回目に送付する書面として用いられます。

「督促状」：支払いがない場合に送る、より強い要求

督促状は、催促状を送っても未払いの状態が続く場合に、2回目以降の通知として送付する書面です。

「支払いをお願いする」という催促状よりも一歩進み、「支払いを要求する」という強い意思表示を示します。

事務的ながらも、明確に支払いを求める内容となり、放置すれば次の段階に進む可能性を示唆します。

督促状が届いた場合の注意点については「神田お玉ヶ池法律事務所からの怪しい督促状への対処法」で詳しく紹介しています。

「催告書」：法的措置を前提とした最終通告

催告書は、度重なる催促や督促にもかかわらず支払いがない場合に送る最終通告です。

多くの場合、内容証明郵便で送付され、「この通知を無視した場合は、訴訟などの法的措置を取る」という明確な意思を伝えます。

催告書には時効の完成を6か月間猶予させる法的効力があり、事態が非常に深刻であることを示す書面です。

催告書が届いた場合の対処法については「催告書が届いたら時効援用で解決！無視した場合のリスク」で詳しく紹介しています。

裁判所から届く「支払督促」との決定的な違い

支払督促は、これまで説明した3つの書面とは決定的に違い、債権者が裁判所に申し立てて発付される法的な手続きです。

民事訴訟法に基づき、裁判所書記官が債務者に支払いを命じるもので、債務者が異議を申し立てなければ、確定判決と同様の効力を持ち、財産の差し押さえといった強制執行が可能になります。

【5ステップで完了】未払い金回収のための督促状作成・送付マニュアル

未払い金の回収に向けた督促状の作成と送付は、正しい手順を踏むことで効果的に進められます。

感情的にならず、事務的かつ法的に不備のない書面を作成し、適切な送付方法を選ぶことが重要です。

ここでは、督促状の書き方から送付後の対応までを5つのステップに分けて解説します。

ステップ1：送付前に確認すべき3つの必須事項

督促状を送付する前には、必ず事実確認を行いましょう。

まず、最終的な入金状況を確認し、すでに入金済みでないかをチェックします。

次に、請求内容や金額に間違いがないか、契約書や請求書と照合します。

最後に、送付先の宛名や住所が正確であるかを確認し、行き違いによるトラブルを未然に防ぎます。

ステップ2：督促状に必ず記載すべき8つの項目

督促状の文面には、法的に有効かつ相手に内容が明確に伝わるよう、以下の8つの項目を記載する必要があります。

発行年月日、宛名、差出人情報、表題、請求内容、請求金額、支払期限、振込先口座情報です。

場合によっては、遅延損害金についても明記します。

ステップ3：【例文あり】相手との関係性を壊さない督促状の書き方

督促状の書き方は、高圧的にならず、丁寧かつ毅然とした態度を示す文面が重要です。

個人宛であっても、まずは支払い遅延の事実を客観的に記載し、入金をお願いする形で始めます。

テンプレートとして、「前略 さて、〇年〇月〇日付請求書（No.xxxx）にてご請求いたしました下記代金につきまして、本日現在、ご入金の確認が取れておりません。ご確認の上、〇年〇月〇日までにお支払いいただけますようお願い申し上げます。後略」といった例文が参考になります。

ステップ4：効果的な督促状の送付方法とタイミング

督促状の送付方法には、主に普通郵便と内容証明郵便があります。

最初の督促状は、相手への配慮から普通郵便で送るのが一般的です。

送付のタイミングは、支払期限から1週間〜1ヶ月程度経過した時点が一つの目安です。

それでも支払いがない場合は、法的手続きを視野に入れ、郵送した事実と内容を郵便局が証明する内容証明郵便での送り方を検討します。

ステップ5：督促状を送っても支払いがない場合の次の打ち手

督促状を送っても未払いのまま放置された場合、次の段階として法的手続きを検討する必要があります。

具体的には、裁判所を通じた「支払督促」の申し立てや、「少額訴訟」「通常訴訟」の提起です。

これらの法的措置に進むことで、最終的には相手の財産を差し押さえる強制執行が可能になります。

差し押さえの対象と回避方法については「差し押さえの回避方法と対象になるもの・ならないもの」で詳しく紹介しています。

督促状が届いたらどうする？状況別の正しい対処法を解説

もし自分の元に督促状が届いた場合、最も重要なのは無視せず、速やかに適切な対応を取ることです。

放置すると事態が悪化し、法的な問題に発展する可能性があります。

請求内容に応じて取るべき行動は異なるため、状況を正確に把握し、冷静に対処することが求められます。

請求内容に心当たりがある場合の対応手順

請求内容に心当たりがあり、支払う意思がある場合は、まず督促状に記載されている連絡先に連絡を入れましょう。

支払いが遅れたことを謝罪し、いつまでに入金できるかを具体的に伝えます。

もし支払いが完了しているにもかかわらず督促状が届いた場合は、その旨を伝え、行き違いがないか確認が必要です。

誠実な対応が、その後の関係を良好に保つ鍵となります。

支払いが困難な場合にすぐに取るべき行動

請求内容に間違いはないものの、経済的な事情ですぐに返済できない場合は、絶対に放置してはいけません。

すぐに債権者に連絡し、支払いが困難な状況を正直に説明して相談しましょう。

分割払いや支払期限の延長など、返済計画の変更に応じてもらえる可能性があります。

また、弁護士や司法書士、自治体の相談窓口などに相談することも有効な手段です。

身に覚えのない請求（架空請求）の見分け方

身に覚えのない請求、いわゆる架空請求の督促状が届いた場合は、安易に連絡を取ってはいけません。

まずは請求内容に誤りや間違いがないか、過去の契約や利用履歴を慎重に確認します。

詐欺業者は、連絡させることで個人情報を引き出そうとします。

心当たりが全くない場合は基本的に無視し、不安な場合は警察や消費生活センターに相談してください。

絶対に無視はNG！督促状を放置した場合に起こる5つのリスク

督促状を放置すると、事態は時間とともに深刻化します。

最初は金銭的な問題だけだったものが、社会的な信用を失ったり、法的な強制力を伴う事態に発展したりする可能性があります。

放置するとどうなるか、具体的なリスクを5つの段階に分けて理解しておくことが重要ですS。

リスク1：遅延損害金が発生し、請求額が増える

多くの契約では、支払いが遅れた場合に備えて遅延損害金が定められています。

督促状を放置すると、本来の請求金額に加えて、この遅延損害金が日割りで加算されていきます。

これは法定利率または契約で定められた利率に基づくもので、放置する期間が長くなるほど支払総額は雪だるま式に増えていきます。

リスク2：信用情報機関に登録される（ブラックリスト）

特に貸金業者やクレジットカード会社からの督促を無視し続けると、その延滞情報が信用情報機関に登録されます。

いわゆる「ブラックリストに載る」状態で、一度登録されると一定期間、新たなクレジットカードの作成やローンの契約など、金融機関との取引が極めて困難になります。

リスク3：勤務先に連絡がいく可能性がある

債権者が法的手続きを進める過程で給与の差し押さえを検討する際、債務者の勤務先を特定するために市町村や年金機構などから情報取得が行われることがあります。

リスク4：内容証明郵便で「催告書」が届く

督促を無視し続けると、債権者は法的措置への移行を本格的に考え始めます。

その意思表示として、内容証明郵便で「催告書」という最終通告の通知が送られてきます。

これは、いつ、誰が、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明するもので、訴訟になった際の証拠として利用されます。

リスク5：財産が差し押さえられる強制執行

催告書も無視すると、債権者は裁判所に訴訟や支払督促の申し立てを行います。

裁判で判決が確定したり、支払督促に異議を申し立てなかったりすると、債権者は強制執行の申し立てが可能になります。

これにより、預金口座や給与、不動産といった財産が強制的に差し押さえられ、債権の回収に充てられます。

督促状に関するよくある質問

ここでは、督促状に関して多くの人が抱く疑問について回答します。

催促状と督促状は、どちらを先に送るべきですか？

まずは「催促状」から送るのが一般的です。

支払いの遅延に気づいた1回目の通知はやんわりと、2回目以降の通知で「督促状」として要求の度合いを強めるのが、相手との関係性を考慮した適切なタイミングと言えます。

督促状は普通郵便で送っても法的な効力はありますか？

普通郵便で送った督促状自体に法的な強制力はありませんが、支払いを要求した事実を示す証拠にはなります。

ただし、相手に届いたことを証明できないため、法的措置を視野に入れる段階では、配達証明付きの内容証明郵便が有効です。

督促状が届きましたが、どうしても支払えない場合はどうすれば良いですか？

絶対に放置せず、すぐに債権者に連絡して支払えない事情を説明し、返済計画について相談してください。

一人で解決できない場合は、弁護士や司法書士、法テラスといった専門機関に相談し、債務整理などの手続きを検討することも重要です。

時効援用の手続きと流れについては「時効援用の手続きと流れ、失敗しないための注意点」で詳しく紹介しています。

まとめ

督促状は、未払い金の支払いを要求する重要な書面です。

送付する側は、催促状、督促状、催告書と段階を踏み、記載事項や送付方法を誤らないよう注意が必要です。

受け取った側は、決して無視することなく、請求内容を確認し、支払いが困難な場合は速やかに債権者や専門家に相談することが、問題を深刻化させないための鍵となります。

この記事を執筆している司法書士

いなげ司法書士事務所　豊島裕也司法書士・行政書士

千葉司法書士会：登録番号第８６７号
認定司法書士：法務大臣認定第２０４０４７号
千葉県行政書士会：登録番号第０２１０３１９５号

経歴：平成１６年に個人事務所を開業。債務整理や裁判、登記業務を中心に２０年以上の実務経験。解決実績は１万人以上。

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